Messages to landlord

First contact. A short intro greatly boosts reply rates.

“Good afternoon! I'm writing about the listing for the flat on [street] St. I'm interested in renting from [date] long-term. I work as a [profession], I live [alone / with a partner / with family]. I don't smoke. Is the flat still available, and could I arrange a viewing? Best regards, [name]”

Dzień dobry! Piszę w sprawie ogłoszenia o wynajmie mieszkania przy ul. [ulica]. Jestem zainteresowany/a wynajmem od [data] na dłuższy okres. Pracuję jako [zawód], mieszkam [sam/sama / z partnerem / z rodziną]. Nie palę. Czy mieszkanie jest nadal dostępne i czy mógłbym/mogłabym umówić się na oglądanie? Pozdrawiam, [imię]

Saves a trip if something's a dealbreaker.

“Good afternoon! Before we arrange a viewing, I'd like to ask: 1) What is the full monthly amount including the building fee and utilities? 2) How much is the deposit? 3) Is the flat available from [date]? 4) Do you accept [pets / children / a couple]? 5) Is residence registration (meldunek) possible? Thank you in advance!”

Dzień dobry! Zanim umówimy się na oglądanie, chciałbym/chciałabym dopytać: 1) Jaka jest pełna miesięczna kwota razem z czynszem administracyjnym i mediami? 2) Jaka jest wysokość kaucji? 3) Czy mieszkanie jest dostępne od [data]? 4) Czy akceptują Państwo [zwierzęta / dzieci / parę]? 5) Czy możliwe jest zameldowanie? Z góry dziękuję za odpowiedź!

“Good afternoon! Could I view the flat this week? [Day] after [time] works for me, or [day] during the day. Please let me know which time suits you. Regards!”

Dzień dobry! Czy mógłbym/mogłabym obejrzeć mieszkanie w tym tygodniu? Pasuje mi [dzień] po godzinie [godzina] albo [dzień] w ciągu dnia. Proszę o informację, który termin Państwu odpowiada. Pozdrawiam!

A written report = evidence. Always attach a photo.

“Good afternoon! I'd like to report a fault in the flat: [description, e.g. the bathroom tap is leaking / the fridge doesn't work]. The problem appeared [when]. Photo attached. Please let me know when a repair is possible. Thank you, [name]”

Dzień dobry! Chciałbym/chciałabym zgłosić usterkę w mieszkaniu: [opis problemu, np. przecieka kran w łazience / nie działa lodówka]. Problem pojawił się [kiedy]. Przesyłam zdjęcie. Proszę o informację, kiedy będzie możliwa naprawa. Dziękuję i pozdrawiam, [imię]

When the landlord stalls. Polite but firm.

“Good afternoon! I'm following up on the fault reported on [date]: [description]. It still hasn't been fixed, and under art. 6a of the Tenant Protection Act repairs of this kind are the landlord's responsibility. Please set a repair date this week. Thank you, [name]”

Dzień dobry! Wracam do zgłoszonej [data] usterki: [opis]. Do tej pory nie została naprawiona, a zgodnie z art. 6a ustawy o ochronie praw lokatorów naprawy tego typu obciążają wynajmującego. Proszę o ustalenie terminu naprawy w tym tygodniu. Dziękuję, [imię]

Works best with an argument: long stay, quick move-in.

“Good afternoon! I really like the flat and I'm ready to sign for [12/24] months and move in right away. Would [amount] zł per month be possible with a longer lease? I'm a reliable tenant and can provide references. Regards, [name]”

Dzień dobry! Mieszkanie bardzo mi się podoba i jestem gotowy/gotowa podpisać umowę na [12/24] miesięcy oraz wprowadzić się od zaraz. Czy przy dłuższej umowie byłaby możliwa cena [kwota] zł miesięcznie? Jestem sprawdzonym najemcą i mogę przedstawić referencje. Pozdrawiam, [imię]

Send in writing per your contract's notice period; keep proof.

“Good afternoon! Under § [number] of the lease dated [contract date] I hereby terminate the lease of the flat at [address], observing the [1-month] notice period, effective [date]. Please set a date for the handover and the protocol. Regards, [full name]”

Dzień dobry! Zgodnie z § [numer] umowy najmu z dnia [data umowy] niniejszym wypowiadam umowę najmu lokalu przy ul. [adres] z zachowaniem [1-miesięcznego] okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na dzień [data]. Proszę o ustalenie terminu przekazania mieszkania i spisania protokołu. Pozdrawiam, [imię i nazwisko]

First step before a formal demand letter — see the deposit guide.

“Good afternoon! The flat at [address] was returned on [return date] together with the protocol. Under art. 6(4) of the Tenant Protection Act the deposit must be returned within a month of vacating. Please refund [amount] zł to account [account number] within 7 days. Failing that I will have to send a formal demand letter (wezwanie do zapłaty). Regards, [full name]”

Dzień dobry! Mieszkanie przy ul. [adres] zostało zwrócone [data zwrotu] wraz z protokołem. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu. Proszę o zwrot kwoty [kwota] zł na konto [numer konta] w terminie 7 dni. W razie braku wpłaty będę zmuszony/zmuszona wystąpić z formalnym wezwaniem do zapłaty. Pozdrawiam, [imię i nazwisko]